Como fazer um inventário de forma eficiente na empresa? Confira!

Organizar e gerir o andamento de uma empresa, independentemente do seu porte, não é uma tarefa fácil, principalmente em tempos de crise. Felizmente, existem alguns macetes básicos de organização que podem auxiliar — e muito — a gerar bons resultados e a aumentar a produtividade do negócio.

Neste post, mostraremos como fazer um inventário para auxiliar você a colher os frutos positivos desse trabalho na sua empresa. Confira abaixo algumas dicas de sucesso:

Não menospreze a organização

O que é mais fácil: contar quantas camisetas você tem se todas estiverem dobradas e guardadas no armário ou sair atrás de todas que estão jogadas pela casa? A resposta é óbvia, e a preparação do procedimento de realização de um inventário segue a mesma lógica.

Antes de iniciar a contabilização dos bens existentes na empresa, organize-se. Procure uma data tranquila — que não coincida com a entrada e saída de produtos, por exemplo — e promova a organização do local. Nessa etapa, desobstruir corredores, agrupar produtos semelhantes e estabelecer os funcionários responsáveis pela execução da contabilização dos bens são atitudes que farão toda a diferença.

Divida e segmente por categorias

Datas escolhidas, local organizado e funcionários estabelecidos, o próximo passo é segmentar a categoria dos bens a serem inventariados. Nessa segmentação, a dica é se pautar, num primeiro momento, em categorias gerais, como veículos, móveis, materiais de escritório, computadores, e por aí vai.

Feita essa separação prévia, vale anotar dentro de cada categoria a maior quantidade de detalhes possível e informações como a categoria em que o item se enquadra, o item especificado, a data e o valor de compra e a idade e o estado de conservação são imprescindíveis. Vale ressaltar também a importância de identificar o responsável pela contabilização de determinada categoria.

Faça a contagem e a recontagem

Já é sabido que a pressa é inimiga da perfeição, certo? Pois esse dito também é válido no que se refere ao processo de como fazer um inventário. Por isso, a contabilização dos itens existentes na empresa deve ser feita com calma e sempre (repita-se: sempre!) mais de uma vez.

Caso os números batam e coincidam, o próximo passo está pronto para ser seguido. No entanto, se houver alguma diferença de números, a contabilização deve ser refeita. Como a realização de um inventário tem justamente o objetivo de auxiliar na organização da empresa e na melhor administração do tempo, tudo precisa estar perfeitamente encaixado.

Registre todos os processos em planilhas

Depois de feita a segunda contabilização dos bens, os números bateram: sucesso! Agora, para finalizar, todos os dados precisam ser registrados da maneira mais detalhada possível e, por isso, a tão amada tecnologia deve ser usada nessa etapa. Sugere-se, para esse fim, a utilização de planilhas, tais como as planilhas do programa Excel, ou mesmo planilhas prontas que podem ser encontradas para download.

Funciona assim: tudo aquilo que foi registrado na etapa de contabilização dos bens será passado para as planilhas, que podem ser organizadas por abas, por categorias, por responsável pela contabilização, etc. O importante é que nenhum detalhe seja deixado para trás e que tal registro seja salvo e constantemente atualizado.

Vários fatores compõem o planejamento estratégico de uma empresa e, como foi exposto nesse artigo, a organização está entre as atitudes primordiais para elaborá-lo. Por isso, a execução de um inventário influencia diretamente na geração de melhores resultados e, consequentemente, no aumento de renda da empresa.

Agora que você já sabe como fazer um inventário, que tal continuar acompanhando outras dicas de gestão para o seu negócio? Siga a nossa página nas redes sociais e não perca nenhum conteúdo: estamos no Facebook e LinkedIn!